Pokaż mi swój pulpit, a powiem Ci kim jesteś – czyli o przechowywaniu i katalogowaniu dokumentów na komputerze

Opublikowane

Ile razy zdarzyło Ci się przeszukiwać dysk komputera w poszukiwaniu tego jedynego pliku? Ile czasu zajęła Ci ta czynność i czy ostatecznie udało się znaleźć to, czego szukasz? Uważam, że z porządkiem na pulpicie i w dokumentach, jest tak, jak z porządkiem w szafie: jeżeli od początku o niego nie dbasz, nigdy nie będzie lepiej.

Dziesiątki ikonek na pulpicie, aż ledwo widać kolorową tapetę, chaos w folderach, nazwy plików, które nic nie mówią i dziwne programy, które zainstalowały się jakby same, nie wiadomo kiedy i dlaczego… Jeżeli ten obrazek nie jest Ci obcy, od razu powiem, że dla dobra swojego – oraz swojego sprzętu – jak najszybciej zastanów się nad wprowadzeniem nowych zasad przechowywania i katalogowania dokumentów, zdjęć i innych, wirtualnych zbiorów.

 

Dlaczego porządek na komputerze jest taki ważny?

Chodzi przede wszystkim o powody praktyczne. O wiele łatwiej i przyjemniej pracuje się na komputerze, na którym wie się, gdzie czego szukać. Przekopywanie się przez ikonki wiszące na tapecie, to nie jest najprzyjemniejsze zajęcie – na dodatek może pochłonąć trochę czasu (pewnie i nawet kilka minut), zanim natrafi się na to, co zapisało się jakiś czas temu. Co więcej, bezpośrednie zapisywanie dokumentów na pulpicie spowalnia system. Zdecydowanie odradzam tę praktykę. Przechowując pliki w odpowiednio ponazywanych folderach (a takie jak „dokumenty” czy „obrazy” w końcu nie istnieją domyślnie bez przyczyny) o wiele sprawniej odnajdziesz te, jakie potrzebujesz, szczególnie, kiedy potrzebujesz ich szybko, na już. Chętnie także korzystaj z wyszukiwarki albo segregowania po dacie lub nazwie.

 

Jak skutecznie utrzymać porządek w plikach?

1. Jeżeli na Twoim PC lub laptopie panuje aktualnie chaos zacznij od usunięcia plików, które kompletnie do niczego Ci już nie służą. Nie zapomnij po tej czynności także opróżnić Kosza.

2. Przejrzyj pozostałe dokumenty – sprawdź, czy po nazwie od razu jesteś w stanie stwierdzić co pod nimi się kryje (a w niektórych przypadkach – także co jest na obrazku). Staraj się opisywać pliki starannie! Nigdy nie nazywaj czegokolwiek „jsdfkjhe” albo „123” czy „projekt-wersja-28”.

3. Nie zapomnij zajrzeć także do folderu Pobrane (tj. tego, w którym lądują pliki pobierane z Internetu). Przenieś stamtąd wszystkie dokumenty, z których korzystasz w odpowiednie miejsca. Folder ten traktuj jako folder tymczasowy. To, co nie jest już potrzebne – na przykład programy instalacyjne – po prostu kasuj.

 

I jeszcze dodatkowe rady:

  • nie zapisuj pliku bezpośrednio na pulpicie, od razu wybierz dla niego odpowiedni folder, (windowsowe dokumenty, obrazy, wideo),
  • od czasu do czasu przejrzyj zainstalowane na Twoim komputerze programy – pozbywaj się tych, które kompletnie do niczego Ci nie służą albo z jakiegoś powodu doinstalowały się przy okazji aktualizacji/instalacji innych programów (jeżeli jednak słabo znasz się na oprogramowaniu, lepiej poproś kogoś o pomoc w tej kwestii).

 

Zobacz także:

— 5 praktycznych narzędzi przydatnych w blogowaniu, z których korzystam

 

Jak zabezpieczyć się przed utratą bardzo ważnych dokumentów, zdjęć i innych, wirtualnych zbiorów?

Nigdy nie trzymaj ważnych dokumentów jedynie na dysku twardym komputera. I tu nie chodzi nawet o kopie zapasowe – na przykład takie pendrivy obecnie nie są najbezpieczniejszym nośnikiem danych (pomyśl co w przypadku, kiedy taki breloczek zgubisz), a ja sama wykorzystuję je tylko wtedy, kiedy potrzebuję wydrukować grubszy dokument w punkcie ksero (ostatnio drukowałam tak pracę magisterską – więc to nie były jakieś supertajne akta). Obecnie nie przechowuję już żadnych ważnych plików na fizycznym dysku. Wszystko, co najważniejsze znajduje się na dyskach wirtualnych – Google Drive, OneDrive i Dropbox, które w mojej opinii są obecnie standardem, jeżeli chodzi o pracę zarówno online, jak i bez dostępu do Internetu. Jeżeli prowadzisz bloga albo firmę, koniecznie zastanów się nad tym rozwiązaniem – w przypadku, gdy będziesz mieć problem z dyskiem twardym komputera, na którym pracujesz, Twoje pliki będą wciąż bezpieczne i możesz z nich korzystać za pośrednictwem innych urządzeń (a jeżeli są zsynchronizowane – także offline).

 

Jak działają usługi Google Drive / OneDrive / Dropbox?

Google Drive, OneDrive czy Dropbox to obecnie najpopularniejsze przestrzenie do przechowywania plików. Jest to, w uproszczeniu, dysk podłączony do sieci 24 godziny na dobę. Daje on możliwość dostępu do danych kiedy chcesz i skąd tylko chcesz. Wystarczy jedynie urządzenie podłączone do Sieci. Ktoś zapyta: „a w czym taka usługa jest lepsza od trzymania wszystkiego na fizycznych nośnikach lub na własnym serwerze FTP?”. Przede wszystkim, centra danych, które odpowiadają za obsługę tych usług, zostały zaprojektowane specjalnie do tego zadania. Są zoptymalizowane, jeżeli chodzi o czas dostępu do danych, koszt ich magazynowania oraz, co najważniejsze, bezpieczeństwo. Istotny jest też mechanizm uwierzytelniania, który nie tylko weryfikuje prawa dostępu do plików, ale także pozwala przydzielać te prawa innym, co bardzo usprawnia pracę. Co prawda, nie musisz pobierać dedykowanej aplikacji, by z chmury korzystać, ale mimo wszystko polecam to zrobić – nie musisz wtedy logować się za pośrednictwem przeglądarki internetowej, zaś foldery dysków wirtualnych, nie różnią się niczym od klasycznych folderów, oczywiście oprócz tego, że synchronizują się z usługą.

 

Tak wygląda zainstalowana aplikacja OneDrive na komputerze i folder, w którym przechowuję pliki blogowe. Zielone znaczki z „v” oznaczają, że dany plik został zsynchronizowany z chmurą i mogę go podglądać z innych urządzeń, na których jestem zalogowana do usługi OneDrive (na przykład na moim laptopie). Na pasku zadań widać też mała ikonkę chmurki informującą o tym, że wszystkie pliki są aktualne i zsynchronizowane.

 


 

Oczywiście chyba każdy trzyma kilka skrótów na pulpicie do ulubionych programów i nie jest to żaden grzech – u mnie na tapecie znajdują się dwa rządki programów, z których korzystam praktycznie cały czas. Z resztą to jasne – Ty decydujesz jaką strategię związaną z porządkiem na komputerze przyjmujesz (i czy w ogóle masz jakieś własne zasady katalogowania i przechowywania plików). Dla mnie jest to na pewno jedna z tych podstawowych rzeczy, do których przywiązuję dużą wagę i tak, jak na skróty sobie pozwalam, tak w kwestii plików trzymam się określonych reguł – jako freelancerowi bardzo ułatwia mi to pracę!

Daj znać w komentarzu, czy zdarza Ci się korzystać z przestrzeni wirtualnych do przechowywania danych. A może korzystasz z tych rozwiązań regularnie?

  • Nazywanie plików w stylu: projekt_1, projekt_1dobry, projekt_1lepszawersja, projekt_1terazmusibycdobrze, projekt_1cholerajasna, to mój klasyk 😀 Wiem, że muszę nad tym popracować 😀

    • Teoretycznie póki wiesz co pod takim tytułem się mieści to spoko, gorzej jak z taką brzydką nazwą pójdzie, np. do klienta… ;o Dlatego – mimo wszystko – warto dbać o dobrą nazwę od samego początku! 🙂

  • Bardzo cenne rady, ja sama od niedawna dbam mocno o porządek w danych i lepiej mi sie zorganizować.

  • Kiedyś nie zwracałam na to uwagi, ale od dłuższego czasu lubię mieć porządek w plikach. Coraz bardziej przekonuję się też do wirtualnych dysków, ponieważ w styczniu straciłam całą dotychczasową zawartość mojego zewnętrznego dysku 🙁

  • Cztery foldery na pulpicie + kosz, dobrze jest? 😉 Ale generalnie trochę bałaganu w plikach mam, miałam podczas urlopu się tym zająć, ale jakoś tam nie było kiedy…
    Ale z dysku Googla momentami namiętnie korzystam – z innych mi się nie zdarzyło, jest jakaś większa różnica między nimi?

    • Cztery foldery i (oczywiście) Kosz to stan idealny:))
      Dyski nie różnią się od siebie niczym szczególnym, działają właściwie tak samo – Google powiązany jest z kontem Gmail, natomiast OneDrive z kontem Outlook (Microsoft).

      • Ah, ja wierna Gmailowi póki co, dlatego OneDrive niewiele mi mówił, chociaż gdzieś tam śmignął 😉 Generalnie – wirtualne dyski to jeden z lepszych wynalazków, prawie jak pralka! 😉

  • Monika (mama na całego)

    Ja właśnie często popełniam ten błąd, że zapisuję różnie pliki, dla których nie mam miejsca na pulpicie, niby tylko na chwilę. To bardzo cenna wskazówka, żeby tego nie robić 🙂